Sur un chantier, chaque centimètre compte ; votre administratif aussi ! En cas de contrôle, l’administration n’attend pas que vous vidiez des cartons poussiéreux. Voici ce qu’il faut retenir pour archiver vos factures sans stress, tout en préparant la bascule vers la facturation électronique de 2026.

Combien de temps faut-il garder les factures ?

1. - 10 ans – obligation comptable
   L’article L123-22 du Code de commerce impose de conserver toutes les pièces comptables (factures de vente et d’achat, bons de commande, livres comptables, etc.) pendant dix ans à partir de la clôture de l’exercice.

1. - 6 ans – obligation fiscale (TVA)
   L’article L102 B du Livre des procédures fiscales permet à l’administration de réclamer les justificatifs de TVA sur les six dernières années à compter de la déclaration ou du fait générateur.
   
2. - Cas particulier : TVA à taux réduit
   Pour des travaux dans un logement de plus de deux ans taxés à 5,5 % ou 10 %, l’attestation client signée doit être gardée cinq ans. Sans elle, le fisc peut régulariser la TVA au taux normal.
   
   Exemple : un plombier pose une chaudière éligible à 5,5 % en février 2025 ; il garde l’attestation jusqu’en février 2030.

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Papier ou numérique ? Les règles depuis 2017

Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, scanner vos factures n’est plus un luxe : c’est légal à condition de garantir lisibilité, authenticité et intégrité. Les trois piliers :

1. - Format PDF/A-3 pour la conservation longue durée.
   
2. - Signature électronique qualifiée ou piste d’audit fiable (PAF) qui relie commande, facture et paiement.
   
3. - Horodatage certifié fixant la date d’enregistrement.

Où stocker ? L’article L102 C du LPF interdit d’héberger les factures dans des pays sans convention d’assistance fiscale avec la France ; privilégiez donc la France, l’UE ou un État conventionné.

Astuce terrain : photographiez la facture fournisseur dès la livraison avec votre smartphone, signez-la électroniquement et déposez-la aussitôt dans un cloud conforme ; vous éliminez le risque de papier perdu sous la poussière.

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 Anticiper la facturation électronique 2026

1. - 1ᵉʳ septembre 2026 : toutes les entreprises devront pouvoir recevoir une facture électronique ; les grandes entreprises devront aussi l’émettre.
   
2. - 1ᵉʳ septembre 2027 : obligation d’émission généralisée aux PME, TPE et micro-entreprises.

Les factures transiteront par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), qui transmettront ensuite les données au Portail Public de Facturation. Les plus petites structures pourront passer par un opérateur de dématérialisation (OD) relié à une PDP.

Que faire dès maintenant ?

1. - Vérifier que votre logiciel produit des fichiers structurés (Factur-X, UBL, CII).
   
2. - Mettre à jour vos bases clients (SIREN, adresses électroniques).
   
3. - Former vos équipes à l’envoi et la réception via la PDP choisie.
   
   

Quelles sanctions si vous ne pouvez pas présenter vos factures ?

1. - Amende de 10 000 € pour refus ou impossibilité de communiquer les documents (article 1734 CGI).
2. - Amende jusqu’à 50 % du montant de la transaction pour défaut de facturation (article 1737 CGI) ; réduite à 5 % si la preuve est apportée sous trente jours.
   
3. - Majoration automatique de 10 % et intérêts de retard de 0,20 % par mois sur la TVA due.
   
4. En cas de mauvaise foi, l’administration peut reconstituer votre chiffre d’affaires à partir des relevés bancaires — souvent à votre désavantage.
   
   Scénario : une entreprise de menuiserie égarant ses factures d’achats bois subit un redressement ; faute de pièces, l’administration ré-estime ses marges et applique la pénalité de 50 % sur chaque vente non justifiée.

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Mettre en place une GED vraiment efficace

1. - Cartographier vos flux : devis → bon de livraison → facture → règlement. Schématisez qui crée, valide et archive chaque pièce.
   
2. - Choisir un stockage sécurisé et certifié ISO 27001 pour garantir chiffrement, redondance et auditabilité. OVHcloud
   
3. - Définir un plan de classement clair : Année / Chantier / Type de document (ex. : 2025 / Rénovation-Toiture-Pasteur / Factures-Fournisseurs).
   
4. - Nommer les fichiers de façon uniforme : 2025-03-10_Facture_Materiaux_Durand.pdf.
   
5. - Appliquer la règle 3-2-1 : trois copies, sur deux supports différents, dont une hors site.
   
6. - Automatiser l’OCR et l’indexation pour retrouver une facture en quelques secondes, même depuis le chantier.
   
   

Automatiser l’archivage avec votre logiciel de gestion

Les solutions de gestion dédiées au BTP savent désormais :

1. - générer la facture, l’envoyer et la déposer automatiquement dans un coffre-fort électronique à valeur probante ;
   
2. - associer la pièce comptable au chantier, puis la transmettre à l’expert-comptable ;
   
3. - déclencher un rappel si l’attestation de TVA réduite n’est pas jointe.
   

Résultat : zéro double saisie et audits simplifiés.

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Focus Notim : l’archivage automatisé et centralisé à portée de clic

Au-delà des bonnes pratiques et des obligations légales, encore faut-il avoir les bons outils pour les appliquer sans y passer des heures. C’est précisément ce que propose Notim. Voici comment ses fonctionnalités répondent concrètement aux exigences du terrain… et de l’administration.

1. - Centralisation totale : devis, factures et données chantier sont regroupés au même endroit et accessibles depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone).
   
2. - Sauvegardes permanentes et données répliquées : Notim assure des copies en temps réel sur plusieurs serveurs, ce qui sécurise vos pièces comptables tout en vous dispensant des sauvegardes manuelles.
   
3. - Exports dédiés au comptable : votre cabinet peut récupérer, sur une période donnée, un archivage complet aux formats XLS, PDF ou CSV, prêt pour un contrôle ou un bilan annuel.
   
4. - Signature électronique intégrée : les devis sont signés directement dans l’application, garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents — deux critères imposés pour la conservation numérique.
   
5. - Assistant IA : dictez un devis ou confiez vos DPGF et factures à l’IA pour générer un document structuré en quelques secondes, tout en appliquant automatiquement les bons taux de TVA.
   
   

En un mot, Notim couple conformité et gain de temps : vous archivez sans effort, répondez aux demandes de l’administration d’un clic, et vos équipes restent concentrées sur le terrain.

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Checklist express avant de refermer le classeur

1. 📌 Conservez vos pièces 10 ans (comptabilité) et 6 ans (fiscalité).
   
2. 📌 Numérisez en PDF/A-3, signez et horodatez.
   
3. 📌 Stockez en France ou dans l’UE, sur un cloud ISO 27001.
   
4. 📌 Mettez votre logiciel à jour pour la facturation électronique 2026.
   
5. 📌 Classez : Année / Chantier / Type de document.
   
6. 📌 Testez régulièrement la restauration de vos sauvegardes.
   
   

En appliquant ces règles, vous gagnez du temps, évitez les sanctions et montrez, le jour du contrôle, que votre entreprise est aussi solide sur le papier que sur le terrain.

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